各单位、各部门：
依据《辽宁师范大学合同管理办法（试行）》（辽师大校发[2021]23号）文件精神及合同档案归档常态化要求，今年将继续对各单位各部门形成的合同文件材料收集归档，现将归档有关事项通知如下：
一、归档范围
《辽宁师范大学合同管理办法（试行）》规定在学校法务办备案的2023年1月1日至2023年12月31日签订的合同（包括补充、变更合同）。
二、归档材料
参照《辽宁师范大学合同管理办法（试行）》附件3《辽宁师范大学合同归档材料明细》，结合我校合同签订工作实际，需归档如下合同材料：
1.辽宁师范大学合同备案管理登记单（原件并加盖公章）；
2.合同正本；
3.合同审批申请（从OA系统下载打印后加盖部门公章）；
4.我方身份证明文件（身份证明文件在空白处注明“合同归档专用”字样并加盖部门公章）；
5.对方身份证明文件（身份证明文件在空白处注明“合同归档专用”字样并加盖部门公章）；
6.与合同事项有关的批准文件；
7.会议记录；
8.联络信函、传真；
9.联络数据电文；
10.合同履行情况；
11.合同涉诉材料。
上述1—5项为必归材料，6-10项如产生应当一并归档；如有解除合同的情况，合同解除的过程材料和结论材料一并归档；如发生合同纠纷，1-5项、11项为必归材料。
三、归档时间
2024年6月30日前完成移交。
四、归档流程和要求
1.立卷原则。合同档案按照“一案一卷”的方式立卷归档；
2.领取《备考表》。合同档案整理前电话预约后到档案馆领取；
3.合同材料排序。将每卷合同档案的卷内文件按上述归档材料的顺序排列；
4.编写页号。按要求排列后，用黑色水性笔或打号器在每页的右下角编写页号，编号时注意反正页有字和图表的页面都需编号，空白页不编号；卷内的编号为大流水，例如1，2，3……末页；
5.合同著录。将合同文件信息逐卷逐件著录到档案信息管理系统；
6.打印目录，填写《备考表》。在档案信息管理系统中打印《卷内文件目录》，《备考表》上经办人、审核人手写签字，并填写审核日期，本卷合同有特殊说明情况一并在《备考表》上记录（必归项没归档必须注明）；
7.立卷。每个案卷前加《卷内文件目录》，后附《备考表》，用夹子夹好，避免散落、混淆。
8.材料审核。移交时档案馆工作人员现场就档案材料齐全、完整、有效、有序，档案著录信息与实体档案信息一致等方面对合同材料进行审核，如不合格需重新修改、整理。
五、归档手续
在档案信息管理系统中打印《合同档案移交目录》，手写签字，填写日期，加盖公章，一式两份，和档案一并归档。
六、联系方式
联系人：周老师；
联系电话：82159075；
未加入兼职档案微信群（辽师兰台）的合同兼职档案员请扫码入群：
辽宁师范大学档案馆（校史馆）
2024年5月20日
