各单位、各部门：
合同作为记录学校对外交流合作的重要凭据，在保障办学权益、支撑科学决策等方面发挥着不可替代的作用。为确保合同档案应收尽收、规范管理，依据《辽宁师范大学合同管理办法》（辽师大校发〔2025〕91号）及档案工作常态化要求，现启动2025年度合同文件材料的归档工作。有关事项通知如下：
一、归档范围
《辽宁师范大学合同管理办法》（辽师大校发〔2025〕91号）规定在学校法务办备案的2025年1月1日至2025年12月31日签订的合同（包括补充、变更合同）。
二、归档材料
根据《辽宁师范大学合同管理办法》（辽师大校发〔2025〕91号）附件4《辽宁师范大学合同归档材料明细》，结合我校合同签订工作实际，需归档如下合同材料：
1. 辽宁师范大学合同备案管理登记单（原件并加盖公章）；
2. 合同正本（纸质版原件）；
3. 合同审批申请（从OA系统下载打印后加盖部门公章）；
4. 我方身份证明文件（包括但不限于法人身份证明、法定代表人证明、法定代表人授权委托书等，并在空白处注明“合同归档专用”字样并加盖部门公章）；
5. 对方身份证明文件（包括但不限于法人身份证明、法定代表人证明、法定代表人授权委托书等，并在空白处注明“合同归档专用”字样并加盖部门公章）；
6. 与合同事项有关的批准文件；
7. 会议记录；
8. 联络信函、传真；
9. 联络数据电文；
10.联络音像资料；
11.合同履行情况；
12. 合同涉诉材料。
上述1-5项为必归材料，6-12项如产生应当一并归档；如有解除合同的情况，合同解除的过程材料和结论材料一并归档；如发生合同纠纷，1-5项、12项为必归材料。
注意以下情况：
1. 合同正本丢失，归档其复印件并加盖部门公章，在合同首页右上角标注“复印件”字样，备考表中说明情况；
2. 网签合同没有纸质版原件，需归档彩印版纸质合同并加盖部门公章，在合同首页右上角标注“复印件”字样，备考表中说明情况。
三、归档时间
2026年6月18日前完成移交。
四、归档流程和要求
1.立卷原则。合同档案按照“一案一卷”的方式立卷归档；
2.领取《备考表》。合同档案整理前电话预约后到档案馆领取；
合同材料排序。将每卷合同档案的卷内文件按上述归档材料的顺序排列；
3.编写页号。按要求排列后，用黑色水性笔或打号器在每页的右下角编写页号，编号时注意反正页有字和图表的页面都需编号，空白页不编号；卷内的编号为大流水，例如1，2，3……末页；
4.合同著录。将合同文件信息逐卷逐件著录到档案信息管理系统；
打印目录，填写《备考表》。在档案信息管理系统中打印《卷内文件目录》，《备考表》上经办人、审核人手写签字，并填写审核日期，本卷合同有特殊说明情况一并在《备考表》上记录（必归项没归档必须注明）；
5.立卷。每个案卷前加《卷内文件目录》，后附《备考表》，用夹子夹好，避免散落、混淆。
6.材料审核。移交时档案馆工作人员现场就档案材料齐全、完整、有效、有序，档案著录信息与实体档案信息一致等方面对合同材料进行审核，如不合格需重新修改、整理。
五、归档手续
在档案信息管理系统中打印《合同档案移交目录》，手写签字，填写日期，加盖公章，一式两份，和档案一并归档。
六、联系方式
联系人：周老师；
联系电话：82159075。
