为了适应信息时代的数字化管理要求，同时兼顾已存纸质档案管理，我们经长时间考察比较，最终选用深圳世纪科怡公司的综合档案管理系统管理学校档案。该系统 采用多全宗管理机制，能够很好地分别针对我校不同历史时期的档案进行分类管理；系统采用CS与BS相结合的模式，CS主要用于档案馆的日常档案整理与管 理，BS主要面向全校师生进行开放自主的检索利用。系统除涵盖了档案收集、整理、保管、统计、检索、编研、鉴定、利用、移交接收等基本档案业务外，还包括 数字化加工、网上查询利用、信息发布、分级授权、原文管理等功能。通过档案信息公布查询系统可实现对检索到的数据进行借阅利用审批，系统支持网上归还、续 借、催还、借阅统计、预约管理，同时支持部门立卷，全校各归档单位独立进行文件的整理与归档，第二年统一向档案馆移交档案实体和数据。
目前，学校的历史目录数据以及部分原文数据已经进入新的档案管理系统。截止9月底，著录到新系统的数据包括1986年以来的文书、科技、教学、实物等11 类档案记录10万余条，其中案卷级档案目录14705条，文件级档案目录113121条，原文309条。随着档案信息公布查询系统的开通，全校师生可随时 借阅公开档案，并可在线申请密级管理数据的查阅和借出。
当前，档案馆信息化工作的主要任务是整理历史数据，回溯建库，同时逐步开展纸质档案原文的数字化加工整理。学校档案信息化工作的短期目标是：在未来2年内 完成所有馆藏纸质档案目录的著录；在未来5年内完成馆藏重要的、易损的纸质档案全文数字化加工；在未来10年内实现馆藏全部档案原文数字化。届时，无特殊 要求的档案不再需要查阅档案原件，只需通过档案信息公布查询系统即可直接在线浏览，并且可以实现一份档案同时多人查阅，大大提高档案利用率。
网络版档案管理软件的应用预示着，我校档案工作开始从传统的实体保管和利用为主的管理模式，逐步向档案信息的数字化存储和提供服务为重心的现代化管理模式转变，学校档案工作最终将步入完全的数字化时代。
