第一章 总则
第一条 为了加强我校学生档案管理工作，促进学生档案管理工作规范化、制度化、科学化，确保学生档案安全，充分发挥学生档案在学生教育和管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》《干部人事档案工作条例》等有关法律法规，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称学生档案是学生接受教育过程中形成的反映学生个人经历、政治思想、品德作风、专业素养、日常表现、遵纪守法、家庭状况、社会关系等内容的历史记录材料，是全面考核、了解学生的重要依据，是学生教育和学生管理工作及学校档案的重要组成部分。
第三条 学生档案由校档案馆集中统一管理。学生处（学生工作部、武装部）、教务处、本科招生与就业处、研究生院（研究生工作部）、党委组织部和各教学（科研）单位党组织是学生档案材料的主要形成（归档）单位。
第四条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严格规范管理，确保学生档案的真实、全面与安全。
第五条 学生档案管理范围：凡国家统招的我校本科生和研究生档案。
第二章 学生档案管理体制和职责
第六条 学生档案按在校学生人数每10000人配备1名专职档案管理人员。
第七条 学生档案管理工作职责
（一）接收学生档案，核对新生档案材料；
（二）保管学生档案，做好学生档案的安全、保密、保护工作；
（三）收集学生档案材料并归档；
（四）提供学生档案的查阅利用服务；
（五）转递学生档案，并提供学生档案转递去向查询；
（六）学生档案的统计；
（七）利用现代化技术管理学生档案；
（八）办理其他学生档案有关事项。
第三章 学生档案及档案材料的收集与归档
第八条 学生档案内容一般有：履历类材料；自传和思想类材料；考核鉴定类材料；学历学位、专业技术职务（职称）（有工作经历的）、学术评鉴和教育培训类材料；政审和审核类材料；党、团类材料；表彰奖励材料；违规违纪违法处理处分类材料；工资、任免、出国和会议代表类材料（有工作经历的）；其他可供组织参考的材料。学生档案归档范围见附表《辽宁师范大学学生档案材料归档范围》。
第九条 新生档案由各教学（科研）单位负责收集，并按本科招生与就业处、研究生院（研究生工作部）、档案馆统一要求整理后移交档案馆。
第十条 新生档案在移交入馆之前，应确保档案材料的齐全完整。如果新生为预备党员或入党积极分子，有关党员材料由各教学（科研）单位负责保管，待转正后由党委组织部和各教学（科研）单位党组织负责将党员材料移交档案馆，由各教学（科研）单位组织员负责装档。
第十一条 新生档案的归档时间
研究生档案在新生入学当年的10月30日之前移交档案馆，本科生档案在新生入学当年的11月15日前移交档案馆。
第十二条 档案材料的归档时间
学生在读期间形成的各类档案材料，其归档时间要求如下：
（一）入学登记材料，随新生档案一起归档；
（二）奖励材料、士兵档案、教师资格认定材料、校学生会任职材料在每年12月底前归档；
（三）转正党员材料、优秀毕业生党员奖励材料在每年6月20日前归档；
（四）学籍异动材料，在材料产生后1个月内归档；
（五）毕业相关材料、学生干部登记表、处分材料在毕业生离校后的第一周归档。
第十三条 学生档案材料归档要求
（一）必须是办理完毕的档案材料，填表日期、签字、印章要齐全完整；
（二）档案材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、行文规范；
（三）档案材料形成部门应当按照要求规范制发材料；
（四）严禁篡改，伪造、损坏、摘录、提供虚假材料；
（五）学生因转学、退学、出国等原因提前离校，教务处、学生处（学生工作部、武装部）、研究生院（研究生工作部）应及时准备好学生在读期间形成的档案材料，在学生办理离校手续前移交档案馆。
（六）档案馆一律不接收学生个人递交档案材料，如有教师资格认定申请表等属于学生档案归档范围的档案材料，由各教学（科研）单位统一收集归档。
第十四条 学生档案及档案材料归档时，归档单位需要填写《学生档案（材料）移交目录》，履行移交手续。
第四章 学生档案的保管和利用
第十五条 档案馆应单独设立保管学生档案的库房，建立健全学生档案管理制度，指定专人负责学生档案的管理工作。严格执行安全和保密制度，严防档案的损毁、失散和泄密。
第十六条 查阅学生档案必须遵守保密制度和利用规定，严格实行查阅审批登记制度。
第十七条 学生档案的查阅利用按《辽宁师范大学档案利用规定》（辽师大校发〔2019〕30号）执行。
第五章 学生档案的转递
第十八条 毕业生档案转递工作由档案馆负责组织，学生处（学生工作部、武装部）、本科招生与就业处、研究生院（研究生工作部）协助，各教学（科研）单位配合，共同完成。
第十九条 毕业生档案依据本科招生与就业处、研究生院（研究生工作部）提供的毕业生就业派遣方案转递。
第二十条 毕业生档案的转递一般于毕业生派遣后二周内集中送到或通过中国邮政EMS渠道发送到档案接收单位。
档案接收单位要求来校提取档案的，应持单位介绍信、调档人有效身份证件和提取毕业生档案名单。
原则上，档案不能由学生本人自带。
第二十一条 在籍本科生和全日制研究生档案的转递，学生本人需要填写《辽宁师范大学在读本科生档案转出审批表》或《辽宁师范大学在读研究生档案转出审批表》，并根据转出原因由相关负责部门审批后转出。
第二十二条 在籍非全日制研究生可持调档函、有效身份证件直接到档案馆办理档案转递。
第二十三条 学生因转学、退学、出国等原因提前离校的，凭离校证明材料到档案馆办理档案转递手续。
第六章 附则
第二十四条 本办法由档案馆负责解释。
第二十五条 本办法适用于我校统招本科生和研究生档案管理，学校其他办学模式的学生档案管理可参照执行。
第二十六条 本办法自公布之日起施行。2010年印发的《辽宁师范大学学生档案管理办法》同时废止。
附件：辽宁师范大学学生档案材料归档范围
