第一章 总则
第一条 高校档案工作服务于学校发展，服务于师生校友，服务于社会需要，为了给利用者提供更便捷、高效的档案利用服务，同时确保学校档案的安全完整，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》《干部人事档案工作条例》等法律法规，结合学校实际，制定本规定。
第二条 档案利用是档案信息价值得以实现的过程，其形式有：查阅、借阅、出具证明。查阅是指在档案馆内阅读、复制、摘抄档案信息的利用过程。借阅是指将档案实体借出档案馆阅读档案内容的过程。出具证明是指按照固定格式，依据档案原始记录出具证明材料的档案利用过程。
第二章 综合档案利用
第三条 本规定所指综合档案是指我校档案馆保管的党群类、行政类、教学类、科研类、外事类、出版类、财会类、基建类、声像类、实物类、专题类档案以及学院档案。
第四条 校内单位查阅本单位形成的档案，需填写《综合档案查阅审批表》，查阅非本单位形成的档案，需填写《跨单位查阅综合档案审批表》，并按照程序报相关负责人审批签字，加盖单位公章。纪委、审计处因查案查阅其它单位形成的档案，可填写《综合档案查阅审批表》后，直接到档案馆查档。
第五条 校外单位查阅档案需持写明查阅理由的单位介绍信，经档案形成单位同意，出示查阅人身份证、工作证原件，同时向学校档案馆提交查阅人身份证、工作证复印件，复印件上注明“查阅档案专用”字样。
第六条 个人查阅与本人相关的档案内容，需出示本人身份证等有效身份证件，如委托他人代办，代办者除出示本人有效证件外，还需向档案馆提交委托人有效身份证件复印件，复印件上注明“用于查阅本人档案”字样。
第七条 纪委、审计处因查案需查阅党委会、校长办公会记录时，需填写《会议记录查阅审批表》，由纪委副书记、审计处处长直接报请校党委书记、校长审批签字后查阅。其他单位查阅党委会、校长办公会记录一律由党政办公室指定专人代为查阅，查阅人填写《会议记录查阅审批表》，报请校党委书记、校长审批签字后查阅，如需复印，需事先填写好要复印的内容。党委会、校长办公会记录的借阅由党政办指定专人负责，需填写《会议记录借出审批表》，报请校党委书记、校长审批签字后借出。
第八条 校内单位查阅科研课题档案，需填写《科研课题档案查阅审批表》，课题组人员如需借阅科研档案，需填写《科研课题档案借出审批表》，分别由查阅单位主要负责人、课题负责人、科研处处长审批签字，加盖查阅单位和科研处印章。
第九条 校内单位因工作需要借阅本单位形成的档案，需填写《综合档案借出审批表》，借阅其他单位形成的档案，需填写《跨单位借出综合档案审批表》，按照程序报相关负责人审批签字并加盖单位公章。借出单位必须在借出之日起15个工作日内归还档案，特殊情况可向档案馆申请续借。
第十条 凡向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜公开部分提出限制利用意见，档案馆将维护其合法权益。
第三章 教职工人事档案利用
第十一条 教职工人事档案是校党委和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映教职工个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。
第十二条 查（借）阅事由
因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅教职工人事档案：
（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；
（二）教职工录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、登记备案、退（离）休、社会保险、治丧等；
（三）人才引进、培养、评选、推送等；
（四）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；
（五）经上级和学校党委批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；
（六）教职工日常管理中，熟悉了解教职工，研究、发现和解决有关问题等；
（七）其他因工作需要利用的事项。
第十三条 查（借）阅手续
（一）校内单位查阅教职工人事档案，需按要求如实填写《教职工人事档案查阅审批表》，按照程序报单位负责人审批签字并加盖单位公章；
（二）公检法、安全局、各级纪委等单位查阅教职工人事档案需持写明查阅理由的单位介绍信或查阅人事档案审批表，出示查阅人身份证、工作证原件，同时向学校档案馆提交查阅人身份证、工作证复印件，复印件上注明“查阅人事档案专用”字样；其他校外单位查阅人事档案除需履行上述手续外，还需要学校党委组织部或人事处主要负责人签字审批；
（三）教职工本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关个人合法权益保障的事项，须按要求如实填写《教职工人事档案查阅审批表》，由党委组织部或人事处负责人审批签字并加盖公章。档案材料无争议的，可由档案馆代为查阅；档案材料有争议的，由党委组织部或人事处鉴定查阅；
（四）教职工人事档案原则上不外借，党委组织部、纪委、人事处确因工作需要借出的，须按要求如实填写《教职工人事档案借出审批表》，并由借阅单位负责人审批签字并加盖单位公章。借出单位必须在借出之日起15个工作日内归还档案，特殊情况可向档案馆申请续借；
（五）查（借）阅副处级以上领导干部档案，需按要求履行审批手续，且查（借）阅人员中应有科级以上干部。
第十四条 查（借）阅人员要求
各单位在签批《教职工人事档案查阅审批表》《教职工人事档案借出审批表》时，应当对查（借）阅人员进行审查把关，选派符合以下条件的人员前来查档：
（一）查（借）阅人员必须政治意识强、了解教职工人事档案查（借）阅制度；
（二）查（借）阅档案应当2人以上，一般均为党员；
（三）档案馆应当按照程序审批，不符合查（借）阅条件的不予查档。
第四章 学生档案利用
第十五条 学生档案是教学单位和学生管理等有关部门在教学、管理和服务学生等工作中形成的，反映学生政治品质、道德品行、思想认识、学习经历、遵纪守法以及家庭状况等情况的历史记录材料。
第十六条 查阅事由
有下列用途之一的，可以查阅学生档案：
（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；
（二）录用、聘用、考核、考察、教育培养、表彰奖励、社会保险等；
（三）组织处理处分、涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；
（四）学生日常管理中，熟悉了解学生，研究、发现和解决有关问题等；
（五）其他因工作需要利用的事项。
第十七条 查阅手续
（一）校内各单位查阅学生档案时，需填写《学生档案查阅审批表》，由查阅单位负责人审批签字并加盖单位公章；
（二）学生因升学、就业等原因，需查阅相关档案材料，需出示身份证等有效身份证件，如委托他人代办，代办者除出示本人有效证件外，还需向档案馆递交委托人有效身份证件复印件，复印件上注明“查阅本人档案专用”字样，由档案馆工作人员代为查阅、复制档案中的以下材料：
1．成绩单；
2．实习材料；
3．学生登记表；
4．奖励材料；
5．教师资格认定申请表；
6．入伍批准书；
7．体检表。
学生如需查阅以上7种之外的其他档案材料，需填写《学生档案查阅审批表》，由学生所在学院相关负责人审批签字并加盖单位公章；
（三）校外单位查阅学生档案需持写明查阅理由的单位介绍信或查阅人事档案审批表，出示查阅人身份证、工作证原件，同时向学校档案馆提交查阅人身份证、工作证复印件，复印件上注明“查阅人事档案专用”字样。
第十八条 学生档案一律不外借。
第五章 档案利用纪律
第十九条 查（借）阅档案的单位和个人，需在签批之日起5个工作日内到档案馆查（借）阅相关档案。
第二十条 查（借）阅档案必须遵守以下纪律：
（一）严禁篡改、伪造档案；
严禁擅自抽取、撤换、添加档案材料；
严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送档案；
严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁档案；
（五）严禁泄露或者擅自对外公开档案内容。
第二十一条 借出的档案只允许相关工作人员查看，人事档案不准本人翻阅。
第二十二条 档案馆工作人员出具档案证明必须以档案原始记录为依据。
第二十三条 对于违反本规定的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。
第六章 附则
第二十四条 本规定由档案馆负责解释。
第二十五条 本规定自公布之日起实施。2010年4月印发的《辽宁师范大学档案利用制度》同时废止。
